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原則一：“我說明白了嗎？”
辦公室很多人在交流工作，布置任務(wù)的時(shí)候每說完一段的時(shí)候都會(huì)說一句：“你懂了嗎？”或者“明白了嗎？”或者“你知道了嗎？”這是一個(gè)壞習(xí)慣。有的人甚至說一句話，后面跟一句，“懂了嗎”、“明白嗎”、“知道嗎”“對(duì)嗎”。更顯得不夠得體，要糾正過來。正確的應(yīng)該問：“我說清楚了嗎？”“我說明白了嗎？”被問的對(duì)方如果明白，會(huì)回答說：“我聽懂了。”這樣就會(huì)非常融洽和諧。
原則二：“如果……會(huì)怎樣？”
向別人提要求的時(shí)候，如果不是緊急情況，不是重大情況，可以考慮使用“如果”。能夠比較委婉，也能夠使提出要求和下命令的人自己有回旋的余地。
原則三：“可能是……”
糾正別人信息錯(cuò)誤的時(shí)候，要用“可能”。
原則四：反駁他人之前要用肯定句
有時(shí)我們會(huì)面對(duì)不同的工作意見，工作需要我們要表達(dá)相反的意見，甚至要明確糾正對(duì)方正確的看法。需要在糾正或反駁對(duì)方之前，要先肯定對(duì)方。比如：
“你很認(rèn)真地思考了這個(gè)問題，但是我要告訴你，你思考的方向不對(duì)，……
“你的想法很有特點(diǎn)，但是你忽略了一些情況，所以你的結(jié)論是不正確的，……你做了大量的工作，但是方法有問題，……
“你很負(fù)責(zé)任，但是你只想到了事情的一面，……
“你的勇氣可嘉，敢于提出自己的不同見解，但是你的看法忽視了……
能寫出十個(gè)以上糾正或反駁別人意見之前的肯定用語，就能在實(shí)際談話時(shí)熟練使用好。
原則五：順接不逆接
順接，是指對(duì)話的情緒自然和諧，平靜地理解對(duì)方，友好地回應(yīng)對(duì)方。逆接，話語中包含著潛在的、甚至明顯的抵觸和對(duì)立情緒。
在人與的交往中，有效地溝通在于學(xué)會(huì)順接不逆接。這樣的話說起來容易，能夠正確地做到，也是不太容易的。
如果友好地問某人吃飯了嗎？他回答說，“我干嘛不吃飯!?”這就是典型的逆接話語。我們?cè)谌粘?duì)話中要避免這樣習(xí)慣性的話語含義。沒有不滿、反駁、指責(zé)對(duì)方的意思含在語調(diào)當(dāng)中。要想沒有這類的語調(diào)含在其中，根本的是內(nèi)心沒有這樣的閃念，誠懇理解對(duì)方，禮貌平和待人；再就是改變?cè)捳Z的慣性。
順接還表現(xiàn)在接受不同意見的時(shí)候。當(dāng)別人提出不同意見或者批評(píng)和指責(zé)，可以先順勢(shì)接住這些批評(píng)意見，然后再心平氣和地客觀地說明有關(guān)情況，說明情況和原因，說明責(zé)任不在自己，最后還是要再次表示那些批評(píng)意見的基本合理性。這樣一個(gè)過程可以概括為“a—b—a”模式，其中的a就是順接的表現(xiàn)。
原則六：問好不問壞
同事之間、朋友之間都有著真誠的互相關(guān)心。然而，有時(shí)這樣的關(guān)心表達(dá)出來讓人有點(diǎn)別扭。當(dāng)出現(xiàn)某些現(xiàn)象時(shí)，習(xí)慣的思維方向就指向了可能出現(xiàn)的負(fù)面問題，并開始考慮應(yīng)對(duì)的措施。這時(shí)候脫口而出的是從負(fù)面角度的詢問，話語里面帶出的是陰影。比如，辦公室里有人咳嗽了，鄰桌的同事就會(huì)關(guān)切地問，怎么咳嗽了，是不是感冒了？吃藥了嗎？再比如，有人騎自行車摔倒了，跑過來扶他起來的人看到他的腿一下子站不住，會(huì)很自然地問，會(huì)不會(huì)是骨折了呀？我們要力求改變這樣的問話。
那應(yīng)該怎么表達(dá)我們對(duì)對(duì)方的關(guān)心呢？“你沒事吧！”“不要緊的吧！”要把正面的問話當(dāng)做首選。避免習(xí)慣性地問別人是不是做錯(cuò)了，是不是惹麻煩了，是不是出事故了。如果我們?cè)囍淖冞^來，一定能夠收到意想不到的好效果。
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