第一步：績效面談準(zhǔn)備
確定好面談時(shí)間：選擇雙方都有空閑的時(shí)間，盡量不要安排在剛上班或下班，時(shí)間盡量避開整點(diǎn)，確定后要征詢一下員工的意見，并要提前3天通知員工。其次，選擇好面談場所。盡量選擇不受干擾的場所，要遠(yuǎn)離電話及其他人員，避免面談中途被打斷。場所一般不宜在開放的辦公區(qū)進(jìn)行，最好是小型會(huì)議室或接待室。面談雙方一定要將手機(jī)關(guān)閉，績效面談時(shí)最好不要有第三者在場。
此外還要準(zhǔn)備好面談資料。準(zhǔn)備好員工評(píng)價(jià)表，員工的日常表現(xiàn)記錄，員工的定期工作總結(jié)，崗位說明書，薪金變化情況等。整理出員工本階段的最大優(yōu)點(diǎn)和急需改進(jìn)的幾點(diǎn)不足，這樣面談時(shí)有針對(duì)性。當(dāng)然還需要擬定好面談程序，計(jì)劃好如何開始、如何結(jié)束，面談過程中先談什么、后談什么，以及各階段的時(shí)間分配。
第二步：面談實(shí)施
其一要打造面試氛圍，主管要服裝整潔、態(tài)度和藹，與員工面談座位的安置以斜對(duì)或并肩為好。在員工到來時(shí)要先握手、再微笑讓座、然后遞上一杯熱茶，接下來關(guān)閉自己的手機(jī)，同時(shí)要補(bǔ)充說明電話太多會(huì)影響面談，這樣員工也會(huì)主動(dòng)關(guān)閉自己的手機(jī)，為面談做好了免打擾的準(zhǔn)備，通過這一互動(dòng)過程，拉近了主管與員工的距離。信息源:汕頭人才網(wǎng)_www.strcw.cn_雄鷹標(biāo)志
在座次上，雙方最好為90°直角或與員工并行而坐，距離50厘米。盡量不要面度面，造成員工的心里壓力。面談開始用兩分鐘做鋪墊以贊揚(yáng)和鼓勵(lì)的話題打開局面，這樣可以提高彼此之間的信任度，營造出一種輕松、熱情、愉快而友好的面談氛圍。
其二是進(jìn)入主題，說明面談的目的和作用。首先清楚地向員工說明面談的目的和作用，使面談針對(duì)性強(qiáng)、易于溝通、消除員工的疑慮。同時(shí)面談人清晰的知道開展面談的步驟和每個(gè)步驟需要花費(fèi)的時(shí)間，清晰的知道重點(diǎn)的步驟是哪些。信息源:汕頭人才招聘網(wǎng)_www.strcw.cn_雄鷹標(biāo)志
其三是進(jìn)行績效考核結(jié)果的溝通，與員工對(duì)績效考核結(jié)果進(jìn)行溝通，首先向員工明確評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，然后逐項(xiàng)說明考核結(jié)果及總的績效等級(jí)，溝通過程中要允許員工提出置疑，給員工提出發(fā)表自己看法的時(shí)間和機(jī)會(huì)，要耐心地解釋考核評(píng)價(jià)結(jié)果。
當(dāng)然這個(gè)過程中按準(zhǔn)備階段總結(jié)的材料首先對(duì)員工的優(yōu)點(diǎn)和成績進(jìn)行肯定，使員工感覺到，主管對(duì)自己的工作，評(píng)價(jià)得比較全面客觀，甚至一些自己尚未發(fā)現(xiàn)的優(yōu)點(diǎn)和成績主管都能夠提到，對(duì)主管產(chǎn)生信任、服從的感覺。
此外要注意一點(diǎn)是，只提出不足之處及由此對(duì)績效發(fā)展所帶來的影響，不要去評(píng)論這些不足是否應(yīng)該存在以及其他員工對(duì)這些不足的看法，避免因此引起員工情緒波動(dòng)和把較長時(shí)間集中到對(duì)這些問題的解釋說明中，影響面談的氣氛和效果。
第三步：讓下屬發(fā)表意見
一次成功的績效面談是互動(dòng)式的面談，在面談過程中雙方應(yīng)進(jìn)行有效的互動(dòng)溝通。主管應(yīng)避免填鴨式的說服，即使對(duì)下屬工作有不滿意的地方，仍需要耐心傾聽下屬內(nèi)心的真正想法。如果下屬是一個(gè)非常善于表達(dá)的人，就盡量允許他把問題充分暴露出來。如果下屬不愛說話，就給他勇氣，多一些鼓勵(lì)，同時(shí)盡量用一些具體的問題來引導(dǎo)下屬多發(fā)表看法。
面談不只是告知過去的結(jié)果，因此沒有績效改進(jìn)計(jì)劃的面談等于虎頭蛇尾，沒有改進(jìn)計(jì)劃，也就沒有了結(jié)果跟進(jìn)，對(duì)于績效的改善也就無從談起，到下一個(gè)績效面談時(shí)往往會(huì)會(huì)發(fā)現(xiàn)問題依舊。主管幫助員工共同找出有待改進(jìn)的地方，討論評(píng)估結(jié)果與員工自我申訴的差異，制定改進(jìn)計(jì)劃及采取的相應(yīng)措施;對(duì)考核結(jié)果的再確認(rèn)與必要之調(diào)整。
第四步：制定下期績效目標(biāo)
績效面談作為績效管理流程中的最后環(huán)節(jié)，主管應(yīng)在這個(gè)環(huán)節(jié)中結(jié)合上一績效周期的績效計(jì)劃完成情況，在績效溝通及改進(jìn)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，并結(jié)合下屬新的工作任務(wù)，和下屬一起提出下一績效周期中的新的工作目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)，這實(shí)際上是幫助下屬一起制定新的績效計(jì)劃，使績效管理形成一個(gè)完整的循環(huán)過程。
第五步：記錄在案
面談結(jié)束時(shí)，主管應(yīng)該讓下屬樹立起進(jìn)一步把工作做好的信心。同時(shí)，要讓下屬感覺到這是一次非常難得的溝通，使他從主管那里得到了很多指導(dǎo)性的建議。這就要求主管在面談結(jié)束時(shí)使用一些技巧，用積極的方式結(jié)束面談。
比如，可以充滿熱情地和員工握手，并真誠地說“我感覺今天的溝通非常好，也謝謝你以前所做出的成績，希望將來你能夠更加努力地工作，如果需要我提供指導(dǎo)，我將全力幫助你”。 各項(xiàng)面談程序完成該結(jié)束時(shí)應(yīng)立即停止面談，普通員工面談時(shí)間以30-60分鐘為宜，中層主管60~l20分鐘為佳。
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