公文的思想內(nèi)容，經(jīng)過(guò)一系列組織安排，最后都要通過(guò)語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)，所以起草公文必須重視語(yǔ)言的運(yùn)用。公文的語(yǔ)言有自身獨(dú)特的要求，重視語(yǔ)言的研究工作，對(duì)撰寫(xiě)高質(zhì)量的公文，充分發(fā)揮公文的管理協(xié)調(diào)功能具有非常重要的作用。
公文語(yǔ)言的主要特點(diǎn)是：莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。
莊重指語(yǔ)言端莊，格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。公文是機(jī)關(guān)行使權(quán)力的工具，具有法定的效力，所以要求語(yǔ)言上具有莊重特色，要體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)威性，特別是那些指示性、法規(guī)性公文更應(yīng)如此。
準(zhǔn)確指語(yǔ)言真實(shí)確切，無(wú)虛假錯(cuò)漏，褒貶得當(dāng)，語(yǔ)意明確，符合實(shí)際。公文是用來(lái)指導(dǎo)工作、反映情況和處理問(wèn)題的，必須強(qiáng)調(diào)語(yǔ)言準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生任何歧義。但有時(shí)公文中也需要使用某種模糊語(yǔ)言，如基本、幾乎、不少、絕大多數(shù)等，在一定情況下適當(dāng)運(yùn)用此類(lèi)模糊語(yǔ)言，不但不會(huì)造成文意的模糊，而且恰恰能夠達(dá)到準(zhǔn)確表達(dá)文義的效果。比如，“到本世紀(jì)末基本解決農(nóng)村貧困人口的溫飽問(wèn)題”，這里用“基本解決”比用百分比的表達(dá)效果更強(qiáng)。
樸實(shí)指語(yǔ)言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。公文的著力點(diǎn)應(yīng)放在說(shuō)明問(wèn)題和講清道理上，注重以理服人，因此，公文語(yǔ)言要實(shí)在、質(zhì)樸、平易。敘事求實(shí)，論理有據(jù)，不夸張，不掩飾，不追求詞句的華麗。當(dāng)然，強(qiáng)調(diào)公文語(yǔ)言的樸實(shí)，絕不是說(shuō)公文的語(yǔ)言不要求生動(dòng)。公文也要盡可能寫(xiě)得生動(dòng)些，但這要根據(jù)公文的特點(diǎn)恰當(dāng)處理，不能硬搬文藝作品的語(yǔ)言。
精練指語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要，精當(dāng)不繁，服從行文目的及表現(xiàn)主題的需要，當(dāng)詳則詳，當(dāng)略則略。公文的語(yǔ)言必須簡(jiǎn)明扼要，不拖泥帶水，用最少的文字，表達(dá)盡可能多的意思。當(dāng)然也要注意不要由于片面追求簡(jiǎn)練，而使文義不能得到完整、準(zhǔn)確的表達(dá)。
嚴(yán)謹(jǐn)指語(yǔ)言含義確切，文句嚴(yán)謹(jǐn)，細(xì)致周密，分寸得當(dāng)，忌模糊含混、語(yǔ)意多歧。公文是一種實(shí)用文體，它是在公務(wù)活動(dòng)中進(jìn)行交際、傳遞信息的文書(shū)。公文寫(xiě)作與一般性文章寫(xiě)作有明顯的區(qū)別，它不需要繁復(fù)的細(xì)節(jié)描寫(xiě)和深入細(xì)致的刻畫(huà)，也不能抒發(fā)個(gè)人的情感，要求用規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)言去表述事實(shí)、傳達(dá)信息。
規(guī)范指語(yǔ)句不僅合乎語(yǔ)法及邏輯原則，而且要合乎公務(wù)活動(dòng)的特殊規(guī)范性要求。公文要遵守語(yǔ)法規(guī)則，使用規(guī)范化語(yǔ)言，用詞要符合行文的語(yǔ)體風(fēng)格。要使用書(shū)面語(yǔ)言，不用口語(yǔ)、方言。公文起草中必須十分重視語(yǔ)法和修辭問(wèn)題，要在這方面認(rèn)真下功夫，做到字斟句酌。現(xiàn)在社會(huì)上存在用語(yǔ)、用字不規(guī)范的現(xiàn)象，要防止這種現(xiàn)象在公文語(yǔ)言中出現(xiàn)。
我們強(qiáng)調(diào)公文語(yǔ)言要規(guī)范化，同時(shí)也不否定公文語(yǔ)言具有某些特點(diǎn)，這兩者并不矛盾，而是統(tǒng)一的。如在公文中適當(dāng)使用文言詞語(yǔ)，可使公文語(yǔ)言風(fēng)格更為莊重、典雅和簡(jiǎn)潔。
公文的語(yǔ)言，在長(zhǎng)期實(shí)踐中形成了某些專(zhuān)用詞語(yǔ)，如公文開(kāi)頭用語(yǔ)的“根據(jù)”、“遵照”、“現(xiàn)將”、“最近”等，期請(qǐng)用語(yǔ)的“擬請(qǐng)”、“務(wù)請(qǐng)”、“即請(qǐng)”等，詢(xún)問(wèn)用語(yǔ)的“當(dāng)否”、“妥否”、“是否妥當(dāng)”、“是否可行”等，表態(tài)用語(yǔ)的“同意”、“批準(zhǔn)”、“可行”、“不妥”或“原則批準(zhǔn)”、“基本同意”等，結(jié)尾用語(yǔ)的“此復(fù)”、“盼復(fù)”、“特此報(bào)告”、“請(qǐng)予指示”，等等。這些詞語(yǔ)既能體現(xiàn)公文特點(diǎn)，又很方便適用，起草公文要根據(jù)情況適當(dāng)使用。
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